Gestion Informatique Septembre 2008

Accroître sa force de frappe grâce au fichier commun

Le fichier commun permet aux agents immobiliers de réunir leurs mandats au sein d'un même fichier informatique. Un agent a alors accès à l'ensemble des biens d'un secteur géographique et peut présenter une offre plus importante à son client. Deux types de fichiers existent : les fichiers d'exclusivités, comme les SIA (Services Inter-Agence), le FFIP (Fichier Français Immobilier des Professionnels ), les Bourses de l'Immobilier et les fichiers qui rassemblent mandats simples et mandats exclusifs. Adhérer à plusieurs fichiers est possible.

Objectif : accroître la force de frappe d'une agence en proposant aux clients une offre plus large. « Le partage de mandats exclusifs est quelque chose de difficile par nature pour l'agent immobilier. Or c'est un outil fantastique pour développer son chiffre d'affaires », assure Gilles Ricour de Bourgies, Président des Services Inter-Agences (SIA). A l'heure où seulement 45% des transactions s'effectuent par les agences immobilières, « la meilleure des ressources est de pouvoir réunir autour de soi les professionnels du secteur », confirme le Président du SIA.

Avec l'outil de diffusion des mandats exclusifs, le taux d'exclusivités double dans les trois mois qui suivent l'adhésion de l'agence, selon Bernard Grech, Président du FFIP. Quel profil faut-il avoir pour adhérer à ces groupements d'agences ? Pour leur part, les FFIP et les SIA sont ouverts à tous les agents immobiliers, qu'ils soient indépendants, membres d'un syndicat ou non... Le FFIP, créé en 2004 par de grands réseaux dont Guy Hoquet, Century Laforêt et Orpi, regroupe pourtant plus de franchisés que les SIA. Il compte 22 500 membres et 27 000 mandats exclusifs en ligne (cotisation annuelle : 1 000 €.) Les SIA, initiées en 2000 par la FNAIM, rassemblent, eux, 1875 membres répartis en associations de quartiers, et 15 000 mandats (abonnement annuel : 800 € maximum). Mais rien n'empêche de créer son propre groupement local.

Les fonctionnalités dédiées
à l'inter-agences

Les produits informatiques proposés aux agences possèdent de nombreuses fonctionnalités dédiées à la collaboration entre professionnels (l'inter-agences) : communication entre confrères, moteur de recherche de biens, analyse des prix de mise en vente, des prix vendus, archivage des biens, etc. Ces outils s'appuient sur la démarche du Multiple Listing Systems (MLS) aux Etats-Unis, un fichier commun qui rassemble autour de 90% des biens en vente.

En France, les données des fichiers sont accessibles par abonnement depuis une plate-forme informatique via le logiciel utilisé par l'agence ou via un accès Internet. La dernière version du logiciel Périclès permet par exemple de récupérer les mandats, ici simples ou exclusifs, des autres adhérents du fichier local, dans l'application Périclès.

Chez Emulis, l'inter-agences est une spécialité. Cette plate-forme d'échanges en ligne, propose aux associations et aux groupements d'agences des fonctionnalités destinées à aider les agences à mieux collaborer entre elles. Elle permet ainsi d'accéder en temps réel à tous les mandats exclusifs des confrères connectés à la plate-forme en France. L'utilisateur peut réaliser des études comparatives de marché grâce à la base de données des biens à vendre, vendus et sous compromis, ce qui permet d'estimer au juste prix un bien. Il a la possibilité d'observer sur son ordinateur les tendances du marché grâce à la base de données des biens vendus. « Les fonctionnalités dédiées à l'interagences sont intéressantes par rapport à la productivité. Cela permet aux agents de se recentrer sur leur rôle de conseil », explique Fabienne Cuminal, Directrice commerciale d'Imminence, éditeur d'Emulis.

Objectif de ces services : faire gagner toujours plus de temps aux agents. A ce titre, Périclès est en train de mettre en place « un avis de valeur » pour l'archivage des biens. « Il s'agit d'un outil qui prendra en compte 50 critères différents pour évaluer un bien sur le plan financier (états extérieurs, prix au mètre carré...) », décrit Claude Bas, directeur du réseau 4% Immobilier utilisateur du logiciel.

Choisir le bon logiciel

Une large gamme de logiciels d'immobiliers, disponibles sur commande ou en ligne, permet aux professionnels de gérer l'ensemble de leurs activités : gérance locative et saisonnière, syndic de copropriété, transactions... Ces logiciels proposent également des services en ligne tels que centre d'appel, service d'après-vente et assistance personnalisée. Que ce soit de la gestion de fichiers, de l'édition automatique de compte-rendu ou de la création d'affiches pour les vitrines, tout est conçu pour faciliter le quotidien de l'agent immobilier. « Quand vous écrivez vos procédures, comme la signature d'un mandat, cela s'enchaine en automatique, ce qui évite les erreurs sur la saisie », explique Michel Hérédia, Directeur d'Intelys. Ce fournisseur a la particularité d'offrir une solution globale en ligne pour toutes les activités d'une agence, afin de ne pas se retrouver avec plusieurs logiciels (gérance, location…) comme c'est le cas dans beaucoup de grandes structures. Cela permet entre autre d'éviter les ressaisies et d'accéder à toutes les informations en temps réel.

Sur le marché les offres se partagent entre les logiciels pour les petites agences, ceux pour les gros comptes et entre offres globales ou non. Les grands groupes possèdent souvent leurs propres logiciels : ORPI utilise par exemple le logiciel Odyssée de l'éditeur de logiciels IDC, Century 21 utilise Trans21 de Naxos, Guy Hoquet Minimage, Laforêt, Avis Immobilier, Solvimmo et Keops utilisent Périclès. Pour les agences indépendantes, les offres foisonnent : extr@immo (de l'éditeur IDC), CanalTrans (Naxos), Elena (Krier), ICS (ICS), Transactis (Immofact), Immostore…